Como crear y administrar una comunidad de propietarios. Constitución, gestión y contabilidad.

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Una Comunidad de Propietarios puede ser origen de muchos problemas y quebraderos de cabeza. Pero si se realizan todos los trámites correctamente y se llevan las cuentas al día y con transparencia no tiene que tener mayor importancia (salvo que existan auténticos vecinos molestos). En cualquier caso la mejor forma de administrar una Comunidad de Propietarios, la más barata y la más rápida es contar con un administrador de fincas profesional.

Constituir una Comunidad de Propietarios muy rápido ; )

  1. Celebración de la primera Junta de Propietarios
  2. Legalización del Libro de Actas 
  3. Obtención del N.I.F
  4. Seguros a nombre de la comunidad

¡Y ya está! ¿A que parece fácil?

Toda finca urbana deberá contar con una Comunidad de Propietarios que agrupe a todos aquellos que tienen en propiedad una vivienda, local u otro inmueble dentro del edificio. Se rigen por la Ley de Propiedad Horizontal y su principal objetivo debe ser el de defender los intereses comunes de los propietarios, por lo que la gestión de la Comunidad deberá ser siempre impecable.

En primer lugar, cabe destacar que la comunidad de propietarios de una finca estará formada por:

  • Propietarios de viviendas
  • Propietarios de locales
  • Propietarios de cualquier otra unidad de ocupación independiente.

Es importante destacar que no se trata de los inquilinos o arrendatarios de viviendas y locales, sino de las personas que los tienen en propiedad. 

Los propietarios forman la comunidad de propietarios que es distinta de la comunidad de vecinos formada por los vecinos del inmueble. Aunque coloquialmente se identifiquen como la misma realidad, legalmente y a efectos prácticos no son lo mismo, por mucho que muchos propietarios sean también vecinos.

Constituir una Comunidad de Propietarios de forma detallada

1.- Celebración de la primera Junta de Propietarios

Reunir a todos los propietarios de la futura comunidad, donde crearemos el acta de constitución de la misma,se nombraran los cargos de presidentes y secretario, dichas personas serán las encargadas de realizar los tramites de legalización , obtener Cif y apertura de cuenta, si no existiera, otras cuestiones que se deberían aprobar pueden ser:Creación de un fondo de reserva que nunca puede ser inferior al 5% , Aprobación de indicaciones sobre personal laboral  en los supuestos de que sea necesario. Se deberá redactar el Acta de Constitución con los acuerdos tomados. Este documento oficial deberá recoger todos los acuerdos tomados en la primera Junta de Propietarios de dicha Comunidad. A su vez, en la primera Junta se redactarán los Estatutos y deberán nombrarse los cargos necesarios en toda comunidad de propietarios que formarán el órgano de gobierno, según establece en España el art. 13 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH):
  • Junta de Propietarios
  • Presidente de la Comunidad: nombrado entre los propietarios, mediante elección o mediante turno rotatorio o sorteo.
  • Vicepresidente/s de la Comunidad (opcional)
  • Secretario: este y el siguientes cargo pueden ser ejercidos por el Presidente.
  • Administrador

Será necesario proceder a la autorización de firmas y aprobar un presupuesto inicial. Deberá abrirse también una tanda de Ruegos y Preguntas para que cualquier propietario pueda intervenir.

2.- Legalización del Libro de Actas 

Otro de los pasos para constituir una comunidad de propietarios será legalizar el Libro de Actas, que podrás comprar en una papelería, depositándolo en el Registro de la Propiedad en que está inscrita la finca.

  • Se deberá rellenar un impreso por parte del presidente de la comunidad
  • El libro deberá estar en blanco
  • El precio de la gestión están  sobre 16 euros

Existen dos tipos de Libro de Actas, que se pueden adquirir en cualquier papelería:

  • Libro clásico encuadernado.

  • Libro de actas compuesto por hojas de anillas para facilitar la impresión.

Para que el libro de Actas tenga validez debe depositarse, totalmente en blanco, en el Registro de la Propiedad donde se encuentra inscrita la finca.

Será el Presidente de la Comunidad o bien el Administrador, siempre que haya sido autorizado por el Presidente, quien se encargue de realizar el trámite para legalizar los Libros de Actas.

3.- Obtención del N.I.F de una Comunidad de Propietarios

Se deberá solicitar el NIF (Número de Identificación Fiscal) de la Comunidad de Propietarios, a través de la Delegación de Hacienda correspondiente. Se deberá presentar:

  • Copia del nombramiento del Presidente de la Comunidad.
  • Fotocopia del DNI del Presidente.
  • Escritura de División Horizontal del inmueble.

Para ello, es necesario: Cumplimentar el modelo 037 de la Agencia Tributaria, que debe ir firmado por el Presidente de la Comunidad. Este modelo puede ser adquirido en la Delegación de Hacienda correspondiente a la Comunidad de Propietarios.

 

4.- Seguros a nombre de la comunidad de propietarios

Será de vital importancia también contratar y suscribirse a un seguro para cubrir los daños de la finca y las instalaciones generales, así como de responsabilidad civil. Para ello, es recomendable consultar distintas compañías aseguradoras para ver cuál se adapta mejor a las necesidades de la Comunidad de Propietarios.

Una vez constituida la Comunidad de Propietarios, esta se deberá gestionar de la mejor manera posible, ya sea a través de la contratación del servicio de un administrador de fincas profesional o de forma interna.

La Ley 49/1960, de 21 de julio , de Propiedad Horizontal indica que, con cargo al fondo de reserva, la comunidad podrá suscribir un contrato de seguro que cubra los daños causados en la finca o bien concluir un contrato de mantenimiento permanente del inmueble y sus instalaciones generales.

Gestionar una Comunidad de Propietarios

Gestionar una finca nunca ha sido una tarea fácil y actualmente son muchas las comunidades que optan por la contratación de los servicios de un administrador de fincas profesional para realizar este papel. Pero también cabe la posibilidad de seguir llevando la gestión de forma interna, después de constituir la Comunidad de Propietarios como tal.

 

El primer paso será constituir la Comunidad de Propietarios como tal, es decir, realizar los trámites necesarios para legalizarla y registrarla. Para ello, será necesario realizar la primera reunión con todos los propietarios de viviendas, locales y demás unidades de ocupación independiente.

Allí se establecerán los cargos de la Junta de Propietarios y se redactará un Acta con los acuerdos y Estatutos; asimismo, será necesaria la aprobación de un presupuesto, la legalización del libro de Actas y la obtención de un NIF de la Comunidad. Para ello, te recomendamos consultar nuestro artículo Cómo constituir una Comunidad de Propietarios.

Es necesario saber que la legislación que rige las Comunidades de Propietarios en España es la Ley de Propiedad Horizontal, excepto en Cataluña donde la Ley aplicable es el Código civil de Cataluña.

A la hora de gestionar la Comunidad de Propietarios ya constituida, será fundamental que aquellas personas a quien se les ha otorgado un cargo lo ejerzan de la mejor manera posible y siempre con total transparencia. Es importante tener en cuenta que el principal objetivo de toda comunidad será defender los intereses comunes de los propietarios.

Por este motivo, será indispensable llevar las cuentas de la Comunidad al día y que cualquiera de los propietarios puedan tener acceso a la información de las mismas, así como toda la documentación de la comunidad tendrá que estar centralizada y accesible.

Del mismo modo, será necesario realizar reuniones periódicas, es decir, convocar Juntas de Propietarios, que pueden ser de distintos tipos:

  • Junta de Propietarios Ordinaria: deben convocarse al menos una vez anualmente para la aprobación de presupuestos y cuentas de la Comunidad.
  • Junta de Propietarios Extraordinaria: todas las demás, por cualquier otro motivo que requiera de una convocatoria.

Se recomienda la colocación de un tablón de anuncios en una zona comunitaria para poder colocar avisos de interés común y general, exponer las decisiones tomadas en las Juntas, junto con el teléfono de los servicios de la escalera y el contacto de los miembros de la Junta de Propietarios.

También será muy importante para una correcta gestión de toda Comunidad de Propietarios que los cargos: Presidente, Vicepresidente, Secretario, Administrador… sean rotativos y se vayan alternando entre todos los propietarios de forma periódica.

Los propietarios de viviendas en régimen de Comunidad de Propietarios disponen, por este hecho, de una serie de obligaciones que se reflejan en la necesidad de constituir unos órganos para el funcionamiento de la Comunidad.

Los principales órganos de gobierno que se forman para el correcto desarrollo de una Comunidad son la Junta de propietarios, el Presidente, el Vicepresidente, el Administrador y el Secretario, aunque se podrán establecer, de acuerdo con los estatutos, otros cargos que formen los órganos de gobierno de la Comunidad.

 Presidente de Comunidad de Propietarios

 El cargo de Presidente es obligatorio para todos los Propietarios. Será nombrado entre los propietarios de la Comunidad, mediante elección o bien por turno rotatorio o sorteo. Si existen voluntarios para ejercer dicho cargo, se elegirá entre ellos, por medio de una votación.

Para que un propietario no ejerza su labor como Presidente, tendrá que solicitarlo ante un juez y éste determinará si existen causas justificadas para liberarle de su obligación. Normalmente suele solicitarse por razones de avanzada edad, analfabetismo, enfermedad, incapacidad, etc.

Duración

Lo más común es que el nombramiento en el cargo sea por un año, aunque en los estatutos se puede establecer otro periodo e incluso,  prolongar la actividad de Presidente en una misma persona, siempre que los propietarios y el Presidente estén de acuerdo.

El nombramiento del Presidente se realizará por primera vez en el Acta de Constitución de la Comunidad y, en las ocasiones sucesivas, en las Juntas Ordinarias que se celebren o, en los supuestos de cese, en Junta Extraordinaria.

Funciones

  • Representar a la Comunidad en un juicio y fuera de él.

  • Asistir a las Juntas de Propietarios.

Si existe Administrador de Fincas, la función del Presidente se limitará a asistir a las Juntas y autorizar todas las gestiones efectuadas por el Administrador, como por ejemplo contrataciones, temas contables, reclamaciones de los Propietarios, redacción de escritos, negociaciones, emisión y cobro de recibos comunitarios, etc.

En caso de no existir Administrador, la labor del Presidente es más laboriosa porque debe encargarse personalmente de todo lo relacionado con la Comunidad.

 Vicepresidente de Comunidad de Propietarios

El cargo de Vicepresidente es opcional.

Duración

Al igual que ocurre con el Presidente, el nombramiento será por el plazo de un año (salvo que se disponga lo contrario) y de la forma reseñada para aquél.

Funciones:

  • Sustituir al Presidente en los casos de ausencia, vacante o imposibilidad de éste.

  • Asistirle en el ejercicio de sus funciones en los términos que establezca la Junta de Propietarios.

Secretario y Administrador de Comunidad de Propietarios

Los cargos de Secretario y Administrador serán ejercidos por el Presidente, salvo que se establezca lo contrario en los estatutos o, por acuerdo de la Junta, se disponga que éstos se desvinculen de la Presidencia.

Es usual, por lo laborioso del cargo, que la Comunidad contrate un Administrador de Fincas colegiado para realizar funciones, sin necesidad de que lo realice ni el Presidente ni ningún otro Propietario.

Duración

Al igual que en los casos anteriores, la duración del cargo es por un año, salvo que los Estatutos dispongan otra cosa.

Funciones

  • La principal es dar fe, es decir, certificar la realidad de los documentos, cuentas, reuniones, actas, etc.

  • Velar por el buen régimen de la finca, sus instalaciones y servicios, y hacer para ello las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares.

  • Preparar con la debida antelación, y someter a la Junta, el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.

  • Atender a la conservación y mantenimiento del edificio, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al Presidente o, en su caso, a los Propietarios.

  • Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes.

  • Actuar, en su caso, como Secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la Comunidad, que tratándose de Administrador colegiado, será en empresa o despacho profesional, y si es Propietario en su propio domicilio.

  • Todas las demás atribuciones que se confieran por la Junta.

Contabilidad en una Comunidad de Propietarios

Vivir en una comunidad de vecinos requiere el cumplimiento de una serie de normas y conductas que aseguren una buena convivencia y el bienestar de cada uno de los miembros que forman parte de ella. Pero este no es el único aspecto que se debe poner en común, ya que la gestión de las cuentas en una comunidad de propietarios es una tarea ineludible que debe llevarse a cabo con precisión.

En las comunidades de propietarios, todos los residentes deben estar informados de las cuentas comunes. Por ello, la celebración de las juntas de propietarios servirán para aprobar las cuentas de cada año, hacer un balance de gastos e ingresos y tomar las decisiones pertinentes sobre movimientos o acciones futuras.

Normalmente, la figura del presidente o del administrador de fincas (en caso de haber contratado sus servicios) es la encargada de llevar las cuentas y velar por el buen funcionamiento de la actividad económica en la comunidad. A pesar de estar en disposición del capital de la comunidad, el responsable de la contabilidad no puede hacer uso del mismo sin la autorización del resto de propietarios, quienes deberán tomar una determinación conjunta previamente.

Para hacer una gestión óptima de la contabilidad de una comunidad de vecinos, la persona responsable deberá anotar en un Libro de Cuentas todos los ingresos y gastos generales de la Comunidad de Propietarios. Es decir estar al día desde las transacciones habituales como el pago de las cuotas de propietarios, las derramas, el fondo de reserva, los pagos por servicios de limpieza, empleados, etc. hasta de otros ingresos extras por alquiler de locales, carteles publicitarios, etc.

Una vez finalizado el ejercicio anual, las cuentas de la Comunidad de Propietarios deben ser aprobadas en una junta vecinal, tal y cómo apuntábamos. En este momento se presentarán detalles sobre todos los gastos e ingresos, las deudas en caso de que existan y, también, deberá efectuarse una revisión de las cuotas de cada uno de los propietarios e informar de la previsión para el año siguiente.

Estar al frente de la contabilidad de una comunidad de propietarios puede resultar una tarea bastante compleja y, en muchas ocasiones, es conveniente contar con asesoramiento profesional para una mejor gestión y evitar conflictos, al mismo tiempo. Ahora, gracias a los gestores online de contabilidad, existe la posibilidad de hacer una gestión contable de manera sencilla, ágil y sin necesidad de disponer de ningún tipo de conocimiento en la materia.

¡Te deseamos un buen día vecino!

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